Vorlage · Track · Aufwand und Nutzen messen
Bürokratie-Index Rechenblatt
Vorlage · Version 2.0 · Stand 07.01.2024
Diese Seite zeigt den vollständigen Inhalt der Vorlage zur Methode Bürokratie-Index — ein Arbeitsdokument zum Ausfüllen mit 2 Tabellen mit zusammen 11 Zeilen und 4 Eingabefelder. Einen einzigen, fortschreibbaren Ausgangswert bilden, an dem der Fortschritt messbar wird.
Das Wichtigste in Kürze
Wie ist die Vorlage „Bürokratie-Index Rechenblatt" aufgebaut und wie füllt man sie aus?
- Die Vorlage gehört zur Methode Bürokratie-Index und damit zum Hebel Track (Aufwand und Nutzen messen).
- Zweck: Einen einzigen, fortschreibbaren Ausgangswert bilden, an dem der Fortschritt messbar wird.
- Aufbau: 2 Tabellen mit zusammen 11 Zeilen und 4 Eingabefelder.
- Aufwand: ~2 Tage verteilt
- Fertig, wenn: Ein dokumentierter Startwert mit Messlogik steht.
- Häufigster Fehler: Den Index als exakte Zahl verkaufen → er ist ein Trend-Instrument, keine Buchhaltung.
- Der vollständige Inhalt steht weiter unten auf dieser Seite — es braucht keinen Download, um zu prüfen, ob die Vorlage passt.
Inhalt
Die Vorlage im Wortlaut
Alle Abschnitte, Felder und Tabellenspalten der Vorlage — identisch mit der PDF-Fassung.
Vorlage · Track · Aufwand und Nutzen messen
Bürokratie-Index Rechenblatt
S8-VL04 · Version 2.0 · Stand 07.01.2024
Verdichte den geschätzten Gesamtaufwand zu einem einzigen, fortschreibbaren Startwert. Der Index ist ein Trend-Instrument, keine Buchhaltung.
Block A
Aufwand je Aktivität (Stunden pro Jahr)
| Aktivität | Zeit/Vorgang (h) | Häufigkeit p.a. | Beteiligte | Stunden p.a. (=) |
|---|
Die Vorlage enthält 8 Zeilen zum Ausfüllen.
Stunden p.a. = Zeit/Vorgang × Häufigkeit × Beteiligte.
Summe Stunden p.a.
× Stundensatz = Kosten p.a.
Block B
Durchlaufzeiten von Kernprozessen
| Kernprozess | Beteiligte | Durchlaufzeit (Tage) | Fälle p.a. |
|---|
Index-Startwert (Datum / Wert)
Messrhythmus (z. B. jährlich Q1)
Fertig, wenn
Ein dokumentierter Startwert mit Messlogik steht.
Stolperstein
Den Index als exakte Zahl verkaufen → er ist ein Trend-Instrument, keine Buchhaltung.
Anwendung
So wird die Vorlage ausgefüllt
Der Ablauf der Methode in der Reihenfolge, in der die Felder gebraucht werden.
- Aus der Aufwand-Nutzen-Liste die geschätzten Gesamtstunden/-kosten p. a. verdichten.
- Ergänzend 2–3 Durchlaufzeiten von Kernprozessen takten (z. B. Freigabeprozess: 6 Personen, 11 Tage, 200 Fälle/Jahr).
- Als Index-Startwert festhalten und Messrhythmus definieren.
Der Zeitbedarf liegt bei ~2 Tage verteilt. Die Methode lässt sich mit Einschränkungen einzeln anwenden; einzelne Ergebnisse aus vorgelagerten Hebeln machen sie deutlich wirksamer.
Fertig ist die Vorlage, wenn: Ein dokumentierter Startwert mit Messlogik steht.
Der häufigste Fehler: Den Index als exakte Zahl verkaufen → er ist ein Trend-Instrument, keine Buchhaltung.
Zur Größenordnung: Ein Energieversorger definiert einen Index aus Gesamtstunden p. a. plus drei getakteten Durchlaufzeiten – die Diagnose-Grundlage für das Beratungsprojekt.
Gegenstand ist ausschließlich die intern gemachte Bürokratie. Gesetzliche und regulatorische Pflichten werden nicht gestrichen, sondern höchstens einfacher umgesetzt — die Grenze dazu zieht die Seite Bürokratie vs. Compliance.
Gestaltung
Warum die Vorlage so aussieht
Die Entscheidungen im Aufbau, die den Unterschied machen — und was bewusst fehlt.
Das Rechenblatt besteht aus zwei Blöcken, weil ein einzelner Wert die Wirkung nicht abbilden kann. Block A misst gebundene Stunden, Block B Durchlaufzeiten. Beide bewegen sich unabhängig voneinander: Ein Prozess kann wenig Arbeitszeit binden und trotzdem wochenlang liegen — und genau der ärgert die Organisation am meisten, ohne in einer Stundenrechnung aufzutauchen.
Die Formel „Zeit pro Vorgang × Häufigkeit × Beteiligte" steht als Spaltenhinweis unter der Tabelle, weil der dritte Faktor regelmäßig vergessen wird. Ein 60-Minuten-Termin mit acht Personen kostet acht Personenstunden, nicht eine. Genau diese Multiplikation ist der Grund, warum Meetings in nahezu jeder Erhebung an der Spitze stehen.
Das Feld „Messrhythmus" ist wichtiger als der Startwert selbst. Der Index ist ein Trend-Instrument, keine Buchhaltung — eine mittelmäßige Zahl, die jährlich mit derselben Logik erhoben wird, ist mehr wert als eine präzise Einmalmessung. Wer die Berechnung zwischendurch ändert, verliert die Aussage und muss den Bruch in der Zeitreihe kenntlich machen.
Zusammenhang
Wo die Vorlage im Ablauf steht
Was vorher vorliegen sollte und was mit dem Ergebnis geschieht.
Die Vorlage gehört zum Hebel Track — Zeitaufwand, Kosten und Durchlaufzeiten messbar machen. Der Hebel braucht als Input Bürokratie-Landkarte und erzeugt Aufwand-Nutzen-Liste + Bürokratie-Index. Damit ist auch gesagt, wann diese Vorlage zu früh kommt: solange der Input fehlt.
Für die Methode selbst gilt: Sie braucht Aufwand-Nutzen-Liste und liefert Bürokratie-Index (Startwert). Die ausführliche Anleitung mit Steckbrief, Stolpersteinen und Diagrammen steht auf der Methodenseite Bürokratie-Index; die Einordnung des Hebels in die Kette der acht zeigt Die 8 Hebel.
Alle sechzehn Vorlagen im Überblick — sortiert nach Hebel und mit demselben Aufbau — stehen unter Vorlagen im Überblick.
FAQ
Häufige Fragen
Wofür wird die Vorlage „Bürokratie-Index Rechenblatt" verwendet?
Sie ist das Arbeitsdokument zur Methode Bürokratie-Index: Einen einzigen, fortschreibbaren Ausgangswert bilden, an dem der Fortschritt messbar wird. Sie ist fertig ausgefüllt, wenn ein dokumentierter Startwert mit Messlogik steht.
Wie lange dauert das Ausfüllen?
Der Aufwand für die Methode insgesamt liegt bei ~2 Tage verteilt. Das Ausfüllen selbst ist der kleinere Teil — der Aufwand steckt in der Abstimmung, nicht im Dokument.
Lässt sich die Vorlage an die eigene Organisation anpassen?
Ja, und das ist ausdrücklich vorgesehen — Spalten, Felder und Kriterien sind Vorschläge, keine Vorschrift. Für die private und nicht-kommerzielle Nutzung gilt die Lizenz: frei nutzbar und veränderbar bei sichtbarer Namensnennung („STANDARD-8" mit Verweis auf standard-8.de). Kommerzielle Nutzung erfordert eine Anfrage an standard8@jakob-sommer.de.
Braucht es die Vorlage überhaupt, um anzufangen?
Nein. Der vollständige Inhalt steht auf dieser Seite; ein Blatt Papier oder eine leere Tabelle tut es genauso. Die Vorlage nimmt nur die Formatierungsarbeit ab und sorgt dafür, dass in mehreren Bereichen dieselben Spalten erhoben werden — das ist der eigentliche Nutzen, sobald mehr als ein Team mitmacht.
Verwandte Themen