Über uns

Bau, Chemie, Medizintechnik, Metall: In diesen vier Umgebungen habe ich dasselbe Thema in vier verschiedenen Formen gesehen, jedes Mal aus derselben Rolle heraus — als jemand, der etwas einführen soll und dafür erst einmal verstehen muss, wie im Haus tatsächlich gearbeitet wird. Der Vergleich zwischen den vieren hat mir am Ende mehr gebracht als jede einzelne davon, denn erst im Nebeneinander wird sichtbar, was an einer Branche liegt und was überall gleich abläuft.

Baubranche: Standardisierung, Intranet, PIM und MDM

Prozesse standardisieren und automatisieren, ein Intranet einführen, ein PIM- und MDM-System aufsetzen. Stammdaten sind die härteste Schule für den Satz „einmal erfassen": Bevor ein PIM befüllt werden kann, muss geklärt sein, welche Fassung einer Angabe gilt und wer sie pflegt. Das ist keine IT-Frage, sondern eine Frage nach Zuständigkeit — und regelmäßig die erste, die seit Jahren niemand gestellt hat. Die Methode dazu ist das Einmal-erfassen-Audit.

Beim Intranet kam der zweite Effekt dazu: Sobald Regeln und Formulare an einem Ort liegen, sieht man zum ersten Mal, wie viele es sind. Genau das ist der Hebel Scan, nur dass er bei mir damals ein Nebenprodukt war und kein Vorhaben.

Chemie: Webshop, Schnittstellen, Multi-Brand-Relaunch

Ein Webshop zwingt zu Entscheidungen, die im Tagesgeschäft jahrelang offenbleiben können. Welcher Preis gilt für wen, wer gibt eine Abweichung frei, ab welchem Betrag, und was passiert, wenn die Angabe im ERP und im Shop auseinanderlaufen? Was vorher „im Einzelfall" geregelt war, muss plötzlich als Regel formuliert werden — und dabei fällt auf, wie viele Einzelfälle in Wahrheit Gewohnheiten waren.

Beim Relaunch mehrerer Marken kam die Doppelpflege dazu: dieselbe Information an mehreren Stellen, gepflegt von mehreren Bereichen, mit unterschiedlichem Stand. Und über allem die Pflichtenlage dieser Branche. Die Frage lautet dort deshalb nie „streichen oder behalten", sondern: Ist das die Pflicht selbst oder unsere Auslegung davon? Die Auslegung ist regelmäßig ein Vielfaches der Pflicht und der Teil, an den man herankommt. Wo die Grenze verläuft, steht unter Bürokratie vs. Compliance.

Medizintechnik: Prozessautomatisierung und ISO 27001

Der Fall, an dem ich am meisten gelernt habe, weil ich dort selbst auf der anderen Seite stand: Ein Managementsystem nach ISO 27001 einzuführen heißt, absichtlich Regeln zu schaffen — Richtlinien, Nachweise, Freigaben, Wiedervorlagen. Zum ersten Mal war ich nicht derjenige, der Aufwand abbaut, sondern derjenige, der ihn erzeugt.

Dabei habe ich zwei Dinge gesehen, die STANDARD-8 geprägt haben. Erstens: Jede Regel erzeugt eine Nachweispflicht, und die Nachweispflicht kostet dauerhaft mehr als die Regel selbst. Zweitens: Sobald ein Prozess dokumentiert ist, ist seine Änderung selbst dokumentationspflichtig. Abbau erzeugt dort im ersten Schritt Aufwand, und genau deshalb überleben solche Regeln ihren Anlass um Jahre — sie zu entfernen kostet mehr, als sie stehen zu lassen. Das Gegenmittel sind Sunset-Klauseln: ein Ablaufdatum, das die Beweislast umdreht, bevor die Regel überhaupt in Kraft tritt.

Metallindustrie: ERP-Relaunch, Automatisierung, Digitalisierung und KI

Ein ERP-Relaunch ist die beste Gelegenheit, eine Organisation zu verschlanken, und zugleich die häufigste verpasste. Der Reflex ist, den bestehenden Prozess im neuen System nachzubauen, inklusive der Freigabestufen und Wertgrenzen aus der Zeit, als das Haus halb so groß war. Danach steht derselbe Umweg in einer teureren Software und ist schwerer zu ändern als vorher.

Bei Digitalisierungsstrategie und KI-Initiativen stellt sich dieselbe Frage nur aktueller: Es gibt viel Energie dafür, einen Vorgang mit einem Modell zu beschleunigen, und wenig dafür, vorher zu prüfen, ob es ihn überhaupt braucht. Aus dieser Beobachtung stammt die Reihenfolgeregel, die Automate ans Ende der Kette stellt — ausführlich unter Abschaffen oder automatisieren.

Über weniger Bürokratie ist viel geschrieben worden. Mir hat etwas gefehlt, das man am Montagmorgen anwenden kann, ohne vorher ein Projekt aufzusetzen. Daraus sind die Festlegungen entstanden, die STANDARD-8 ausmachen: acht Hebel in einer verbindlichen Reihenfolge, 16 Methoden mit ausfüllbarer Vorlage und realistischer Zeitangabe, ein Relevanz-Check, der die Tiefe steuert statt die Auswahl, und eine versionierte Spezifikation, auf die man sich beim Arbeiten berufen kann.

Zwei Reihenfolgeregeln sind der Kern, und beide kommen aus den Projekten oben: erst aussortieren, dann verbessern — und erst delegieren und vereinfachen, dann automatisieren. Das klingt banal. Verletzt wird es trotzdem regelmäßig, meist zugunsten eines Werkzeugs, das bereits gekauft ist und einen Termin hat. Und ein automatisierter Ablauf verschwindet danach aus der Wahrnehmung, weil er ja niemandem mehr Zeit kostet. Hinterfragt wird er nie wieder.

• LinkedIn: Jakob Sommer — beruflicher Werdegang.
• Xing: Jakob Sommer — Profil im deutschsprachigen Berufsnetzwerk.

Die beiden anderen Projekte sind oben verlinkt; auf html-einfach.de steht die ausführlichere Fassung meiner fachlichen Herkunft.

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Stand dieser Seite: 12. August 2026