Vorlage · Scan · Bürokratie sichtbar machen
Erfassungsraster Bürokratie-Landkarte
Vorlage · Version 1.4 · Stand 16.04.2026
Diese Seite zeigt den vollständigen Inhalt der Vorlage zur Methode Bürokratie-Landkarte — ein Arbeitsdokument zum Ausfüllen mit eine Tabelle mit zusammen 16 Zeilen und 3 Eingabefelder. Alle Regeln, Freigaben, Gremien, Meetings, Reports und Formulare eines Bereichs auf einer Karte sichtbar machen.
Das Wichtigste in Kürze
Wie ist die Vorlage „Erfassungsraster Bürokratie-Landkarte" aufgebaut und wie füllt man sie aus?
- Die Vorlage gehört zur Methode Bürokratie-Landkarte und damit zum Hebel Scan (Bürokratie sichtbar machen).
- Zweck: Alle Regeln, Freigaben, Gremien, Meetings, Reports und Formulare eines Bereichs auf einer Karte sichtbar machen.
- Aufbau: eine Tabelle mit zusammen 16 Zeilen und 3 Eingabefelder.
- Aufwand: 2–3 Wochen nebenläufig, je Bereich ~4–6 Std.
- Fertig, wenn: Das Inventar deckt die wesentlichen Regeln, Prozesse, Gremien, Meetings und Reports ab.
- Häufigster Fehler: Die Aufnahme zum Mammutprojekt aufblähen → bewusst grob bleiben.
- Der vollständige Inhalt steht weiter unten auf dieser Seite — es braucht keinen Download, um zu prüfen, ob die Vorlage passt.
Inhalt
Die Vorlage im Wortlaut
Alle Abschnitte, Felder und Tabellenspalten der Vorlage — identisch mit der PDF-Fassung.
Vorlage · Scan · Bürokratie sichtbar machen
Erfassungsraster Bürokratie-Landkarte
S8-VL01 · Version 1.4 · Stand 16.04.2026
Erfasse pro Bereich alle Regeln, Freigaben, Gremien, Meetings, Reports und Formulare — grob statt perfekt. Ziel ist Vollständigkeit vor Genauigkeit: In 2–3 Sitzungen à 90 Minuten wird die Landkarte gefüllt.
Bereich / Abteilung
Aufgenommen von
Datum
| # | Name / Bezeichnung | Typ | Owner / Herkunft | Zweck (kurz) | Empfänger aktiv? |
|---|
Die Vorlage enthält 16 Zeilen zum Ausfüllen.
Typ-Kürzel: RE = Regel · RP = Report · MT = Meeting · FG = Freigabe · FO = Formular · GR = Gremium. Ein „N" bei „Empfänger aktiv?" ist ein sofortiger Streichkandidat für Axe.
Fertig, wenn
Das Inventar deckt die wesentlichen Regeln, Prozesse, Gremien, Meetings und Reports ab.
Stolperstein
Die Aufnahme zum Mammutprojekt aufblähen → bewusst grob bleiben.
Anwendung
So wird die Vorlage ausgefüllt
Der Ablauf der Methode in der Reihenfolge, in der die Felder gebraucht werden.
- Erfassungsraster je Bereich anlegen (Vorlage: Name, Typ, Herkunft, Zweck, letzte Prüfung, Empfänger).
- In 2–3 Arbeitssitzungen à 90 Min. mit den Bereichs-Ownern befüllen – 80/20-Prinzip: grob statt perfekt, Vollständigkeit vor Genauigkeit.
- Ergebnis als eine visuelle Landkarte konsolidieren.
Der Zeitbedarf liegt bei 2–3 Wochen nebenläufig, je Bereich ~4–6 Std.. Die Methode lässt sich einzeln anwenden — es braucht kein organisationsweites Mandat und keine Vorarbeit aus anderen Hebeln.
Fertig ist die Vorlage, wenn: Das Inventar deckt die wesentlichen Regeln, Prozesse, Gremien, Meetings und Reports ab.
Der häufigste Fehler: Die Aufnahme zum Mammutprojekt aufblähen → bewusst grob bleiben.
Zur Größenordnung: Ein Maschinenbauer erfasst in drei Sitzungen 140 wiederkehrende Reports – 30 davon haben keinen aktiven Empfänger mehr.
Gegenstand ist ausschließlich die intern gemachte Bürokratie. Gesetzliche und regulatorische Pflichten werden nicht gestrichen, sondern höchstens einfacher umgesetzt — die Grenze dazu zieht die Seite Bürokratie vs. Compliance.
Gestaltung
Warum die Vorlage so aussieht
Die Entscheidungen im Aufbau, die den Unterschied machen — und was bewusst fehlt.
Die entscheidende Spalte ist die letzte: „Empfänger aktiv?". Sie ist der Grund, warum das Raster überhaupt sechs Spalten hat und nicht drei. Ein Report ohne aktiven Empfänger ist kein Diskussionsfall, sondern ein sofortiger Streichkandidat — ein „N" in dieser Spalte erspart später eine halbe Sitzung Grundsatzdebatte. In der Praxis füllt sich diese Spalte schneller als erwartet: Reports überleben ihre Adressaten regelmäßig um Jahre.
Ebenso bewusst ist, was fehlt: eine Spalte für den geschätzten Aufwand. Die gehört in den nächsten Hebel. Wer beim Erfassen schon schätzt, verlangsamt die Aufnahme um ein Vielfaches und diskutiert Zahlen, bevor der Bestand überhaupt vollständig ist. Erst zählen, dann bewerten — deshalb die Typ-Kürzel statt Fließtext, deshalb 80/20 statt Genauigkeit.
Zusammenhang
Wo die Vorlage im Ablauf steht
Was vorher vorliegen sollte und was mit dem Ergebnis geschieht.
Die Vorlage gehört zum Hebel Scan — Alle Regeln, Meetings, Reports und Freigaben sichtbar machen. Der Hebel braucht als Input — (Startpunkt) und erzeugt Bürokratie-Landkarte (Inventar). Damit ist auch gesagt, wann diese Vorlage zu früh kommt: solange der Input fehlt.
Für die Methode selbst gilt: Sie braucht — (Startpunkt) und liefert Bürokratie-Landkarte (Inventar). Die ausführliche Anleitung mit Steckbrief, Stolpersteinen und Diagrammen steht auf der Methodenseite Bürokratie-Landkarte; die Einordnung des Hebels in die Kette der acht zeigt Die 8 Hebel.
Alle sechzehn Vorlagen im Überblick — sortiert nach Hebel und mit demselben Aufbau — stehen unter Vorlagen im Überblick.
FAQ
Häufige Fragen
Wofür wird die Vorlage „Erfassungsraster Bürokratie-Landkarte" verwendet?
Sie ist das Arbeitsdokument zur Methode Bürokratie-Landkarte: Alle Regeln, Freigaben, Gremien, Meetings, Reports und Formulare eines Bereichs auf einer Karte sichtbar machen. Sie ist fertig ausgefüllt, wenn das Inventar deckt die wesentlichen Regeln, Prozesse, Gremien, Meetings und Reports ab.
Wie lange dauert das Ausfüllen?
Der Aufwand für die Methode insgesamt liegt bei 2–3 Wochen nebenläufig, je Bereich ~4–6 Std.. Das Ausfüllen selbst ist der kleinere Teil — der Aufwand steckt in der Abstimmung, nicht im Dokument.
Lässt sich die Vorlage an die eigene Organisation anpassen?
Ja, und das ist ausdrücklich vorgesehen — Spalten, Felder und Kriterien sind Vorschläge, keine Vorschrift. Für die private und nicht-kommerzielle Nutzung gilt die Lizenz: frei nutzbar und veränderbar bei sichtbarer Namensnennung („STANDARD-8" mit Verweis auf standard-8.de). Kommerzielle Nutzung erfordert eine Anfrage an standard8@jakob-sommer.de.
Braucht es die Vorlage überhaupt, um anzufangen?
Nein. Der vollständige Inhalt steht auf dieser Seite; ein Blatt Papier oder eine leere Tabelle tut es genauso. Die Vorlage nimmt nur die Formatierungsarbeit ab und sorgt dafür, dass in mehreren Bereichen dieselben Spalten erhoben werden — das ist der eigentliche Nutzen, sobald mehr als ein Team mitmacht.
Verwandte Themen